ATS a medida para las búsquedas de ejecutivos de PRATT
Cómo construimos un sistema de seguimiento de candidatos a medida que redujo un 70% el tiempo de procesamiento de candidatos en una consultora boutique de búsqueda de ejecutivos.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Empresa | PRATT |
| Rubro | Reclutamiento | Búsqueda de ejecutivos |
| Tamaño | 5 empleados |
| Ubicación | Argentina |
| Desafío | Un ATS genérico, lleno de funciones sin usar, que frenaba a un equipo de reclutamiento chico |
| Resultado | Procesamiento de candidatos 70% más rápido; visibilidad unificada del pipeline en todas las búsquedas |
Situación
PRATT es una consultora boutique de búsqueda de ejecutivos con base en Argentina, especializada en incorporar perfiles de alta dirección en industrias como tecnología, finanzas y salud. Con un equipo de cinco personas, cada hora cuenta. Su reputación depende de la velocidad, la discreción y la calidad de sus listas cortas de candidatos, cualidades que exigen mucho foco operativo, no pelearse con el software.
Como la mayoría de las consultoras del sector, PRATT funciona a base de relaciones. Los reclutadores buscan candidatos pasivos, manejan pipelines de selección de varias etapas para varios clientes a la vez y coordinan los traspasos dentro de un equipo chico donde todos hacen de todo. Su ventaja competitiva es conocer a fondo su base de candidatos y moverse más rápido que las consultoras más grandes.
Desafío
PRATT venía usando un ATS estándar, pensado para contrataciones corporativas de alto volumen, no para búsquedas de ejecutivos por encargo. Ese desajuste les estaba costando caro.
La plataforma estaba llena de funciones pensadas para áreas de RR. HH. que procesan cientos de postulaciones entrantes: cuestionarios automáticos de preselección, creadores de páginas de empleo, módulos de cumplimiento normativo. Nada de eso aplicaba al trabajo de PRATT, donde cada candidato se busca de forma proactiva y cada búsqueda es confidencial. Mientras tanto, los flujos que sí importaban (seguir a un candidato en varias búsquedas simultáneas, registrar las notas de los reclutadores, filtrar rápido su base de talento por seniority, industria y geografía) estaban escondidos o directamente no existían.
El equipo estimaba que los reclutadores dedicaban cerca del 20% de sus horas de trabajo a tareas administrativas: cargar a mano datos de candidatos desde perfiles de LinkedIn, saltar entre el ATS, planillas e hilos de mail para seguir el estado del pipeline, y duplicar esfuerzos porque el sistema hacía difícil ver si un colega ya había contactado a un candidato.
Estábamos pagando por una herramienta hecha para un problema que no teníamos. Nuestros reclutadores tenían que estar hablando con candidatos, no peleándose con el software."
— Esteban Calvente, Socio Fundador, PRATT
Solución
PRATT nos convocó para construir un ATS a medida desde cero, pensado específicamente para cómo trabaja en la práctica una consultora boutique de búsqueda de ejecutivos. La plataforma completa se diseñó, se desarrolló y se puso en marcha en tres meses.
Información de candidatos centralizada. Construimos una base de datos unificada de candidatos con 15+ atributos filtrables: nivel de seniority, experiencia por industria, área de trabajo, idiomas, ubicación geográfica y una calificación con estrellas que asignan los reclutadores. En lugar de planillas dispersas, el equipo ahora tiene una única fuente de verdad para toda su base de talento, donde puede buscar y filtrar en segundos.
Captura automática de datos. Una extensión de navegador propia lee la información de los perfiles de LinkedIn y completa las fichas de candidatos automáticamente. Lo que antes llevaba 10-15 minutos de carga manual por candidato ahora se hace con un clic.
Gestión visual del pipeline. Cada vacante tiene su propio tablero Kanban, con columnas de estado totalmente personalizables que replican el proceso de selección real de PRATT. Los reclutadores arrastran a los candidatos por las etapas, desde el primer contacto hasta la lista corta y la incorporación, y ven en todo momento quién está en cada etapa, en todas las búsquedas activas.
Hecho para el equipo, no solo para cada persona. El acceso por roles garantiza que cada persona vea la información que le corresponde. Los comentarios internos sobre candidatos, las marcas de lista negra con motivos documentados y la asignación de responsables por vacante mantienen coordinado al equipo de cinco personas sin necesidad de reuniones.
Gestión de clientes y vacantes. Una capa completa de CRM registra las empresas clientes, los contactos y el historial de vacantes. Cada vacante guarda requisitos detallados del candidato (seniority buscado, industria, rango de edad, idiomas, ubicación), lo que permite encontrar candidatos adecuados más rápido y con más precisión.
Configurable por diseño. Cada menú desplegable, etiqueta de estado y etapa del flujo de trabajo se puede configurar desde un panel de administración. Cuando el proceso de PRATT evoluciona, el sistema evoluciona con él. Sin necesidad de un desarrollador.
Resultados
En los primeros 60 días de uso, PRATT vio mejoras medibles en toda su operación:
| Métrica | Impacto |
|---|---|
| Tiempo de carga de datos de candidatos | Reducción del 70% |
| Visibilidad del pipeline | Todos los candidatos activos en una sola vista de tablero |
| Contactos duplicados a candidatos | Prácticamente eliminados |
| Tiempo hasta la lista corta | Reducción de ~20% |
| Fricción de adopción | Cero: productivos desde el primer día |
La lectura de perfiles de LinkedIn reemplazó la transcripción manual y les liberó tiempo a los reclutadores para concentrarse en buscar candidatos y atender a los clientes. La vista centralizada de tablero terminó con el rompecabezas de planillas y mails. Los filtros estructurados de vacantes y los atributos detallados de los candidatos permitieron encontrar candidatos adecuados más rápido y con más precisión.
La plataforma no solo reemplazó al viejo ATS, sino también a las planillas, los documentos compartidos y los canales de comunicación improvisados que habían crecido a su alrededor. Para una consultora de cinco personas, donde cada hora de un reclutador impacta directamente en los ingresos, la mejora operativa fue inmediata.
Construido en 3 meses. Hecho a la medida de la búsqueda de ejecutivos. El ATS a medida de PRATT demuestra que la herramienta correcta no es la que tiene más funciones. Es la que está construida alrededor de cómo trabajás de verdad.
